Il y a toujours une perte de temps pendant que vous travaillez. Identifiez les principaux éléments et contrôlez au mieux le temps consacré à chaque tâche.
Où part le temps ?
D’après une enquête menée dans plusieurs entreprises américaines, les principaux éléments qui font perdre du temps pendant les heures de travail sont les suivants :
- Arriver en retard
- Partir avant l’heure
- Prolonger l’heure du déjeuner
- Prolonger les bavardages
- S’occuper de ses affaires personnelles
- Lecture de journaux ou magazines (sans rapport avec le travail)
- Téléphones personnels
- Surfer sur le web
Ce qui est intéressant, c’est que les personnes concernées ne semblent avoir aucune conscience de l’importance
de la perte de temps pour l’entreprise que représentent les “petits” non-respects des horaires. Elles estiment que cela représente en moyenne 20 minutes par jour, par employé. D’après l’enquête, la moyenne réelle serait de 4 heures et 8 minutes par employé et par semaine, soit 248 minutes.
Mais il y a aussi les pertes de temps dû à un défaut d’organisation du temps et de comportement trop “empathique”
- Manque de concentration
- Lire ses emails à tout bout de champs
- Répondre aux sollicitations constamment
- Ne pas savoir dire non
- Déjeuner d’un sandwich au bureau devant son ordinateur sans prendre le temps de s’oxygéner
- Ne pas respecter les horaires en les dépassant largement et frôler le burn out
- Ne pas demander de l’aide à son manager en cas de trop de travail
Contrôlez-vous votre temps ou est-ce lui qui vous contrôle?
Combien de temps consacrez-vous à chacune de vos tâches dans une journée ?
Comparez avec une journée dite “idéale” d’un manager :
-> Le temps attribué à la production : 50 %
Cela inclut les prises de décisions, la délégation, la résolution de problèmes et tout autre travail directement lié à votre domaine de responsabilité.
-> Le temps pour planifier: 25 %
Cela inclut la planification à long terme, l’analyse et la réflexion pour anticiper les problèmes, la formation de vos subordonnés, ainsi que le recueil d’informations concernant ces sujets.
-> Le temps consacré à l’administration : 15 %
Cela inclut la rédaction de rapports divers.
-> Et, avec tout cela, vous avez le droit à 10 % de temps “perdu”
C’est-à-dire des interruptions, des erreurs, des retards, etc.
Alors, comment se présente votre journée type par rapport à ces données? Cela correspond?
Lisez votre courrier en deux fois moins de temps
1. En prenant une lettre d’affaires ou un e-mail, lisez d’abord l’en-tête, puis la signature.
Pour une note de service, vérifiez-en la provenance et l’objet.
Posez-vous les questions suivantes :
- Qui est l’expéditeur?
- Le connaissez-vous ? Connaissez-vous son entreprise?
- Quel était le contenu de la dernière lettre que vous lui avez expédiée?
- Quelle réponse attendiez-vous de lui?
2. Faites un survol rapide du texte.
La plupart des lettres sont assez simples et ne concernent que 2 ou 3 points précis.
- Savez-vous les repérer d’un coup d’oeil?
- Qu’est-ce que votre correspondant attend de vous?
3. Lisez d’abord le dernier paragraphe.
Les renseignements que vous cherchez – ce que le correspondant attend de vous – devraient y être exposés.
4. Ne jetez qu’un bref coup d’œil aux premiers paragraphes.
Ils se composent habituellement de diverses formules de politesse : En réponse à votre lettre du… Nous vous remercions de… Nous sommes heureux…, etc. Laissez tomber. Entrez immédiatement dans le vif du sujet!
